Apakah Anda adalah korban dari lingkungan kerja Anda? Seperti Anda menghadapi pekerjaan yang sangat banyak setiap hari dan Anda berpacu untuk tetap berada di jalur alih-alih bergerak maju Dapatkah Anda melihat? Apakah Anda terus-menerus kehilangan sesuatu, mengerjakan ulang pekerjaan Anda tidak dapat menemukan, melakukan hal yang salah, atau melewatkan tenggat waktu proyek untuk organisasi Anda? Tahu persis seperti apa hari Anda nantinya. Apakah Anda selalu merasa tertekan sebelum mulai bekerja karena begitu sibuk? Mengelola organisasi pribadi Anda sering memudar
menjadi latar belakang, mengubah kekacauan menjadi ramalan yang terpenuhi dengan sendirinya. Namun, ini bisa menjadi bencana jika Anda tidak mengatur waktu, janji temu, dan email. Ada pepatah lama, “terlalu sibuk mencari nafkah untuk menghasilkan uang.” Dalam hal ini ekspresinya adalah:
Albert Einstein berkata, “Masalah penting yang kita hadapi tidak dapat diselesaikan dengan tingkat pemikiran yang sama dengan yang menciptakannya.” Yang sangat menarik dari kutipan ini, terlepas dari petunjuk pemikiran yang tidak konvensional, adalah bahwa kutipan itu mengatakan “kami” tiga kali. Dia mengatakan bahwa memecahkan masalah membutuhkan perspektif baru dan cara berpikir baru, tetapi kutipannya didasarkan pada masalah nyata “kita”. Karena kita sering menjadi penyebab masalah kita sendiri, kita bisa menjadi solusinya. Inilah yang
dimaksud dengan organisasi pribadi yang efektif. Menemukan gaya (solusi) efektif yang memenuhi kebutuhan organisasi sehingga kita bisa efektif. Pertama. Buku manajemen sering menggunakan istilah “efektif dan efisien”, tetapi apa sebenarnya perbedaan antara konsep-konsep ini?
Efisiensi dan Efisiensi
Hanya dibutuhkan beberapa kata untuk mendefinisikan perbedaan antara efisiensi dan efektivitas, tetapi keduanya memiliki banyak konsep penting.
* Efisien – melakukan hal yang benar
Kedua konsep tersebut penting dan manajemen kerja harus menggunakan kedua konsep tersebut. Apakah Anda seorang manajer atau karyawan penuh waktu yang duduk di meja Anda, semuanya dimulai dengan organisasi Anda.
Peter Drucker mengidentifikasi lima fungsi seorang manajer dalam dokumen bisnisnya. Penting untuk dipahami bahwa setiap orang harus mengelola meja dan tanggung jawab pekerjaan mereka sendiri, tetapi manajer melakukan ini pada dua tingkatan: pekerjaan manajer dan pekerjaan orang yang melapor kepada manajer. Lima fitur yang diidentifikasi Drucker adalah:
Penetapan tujuan
Organisasi tim atau kelompok
Komunikasi dan motivasi
Penilaian kinerja
Pengembangan sumber daya manusia
Pada setiap tahap, kita harus bertanya apakah anggota organisasi efektif, produktif, atau keduanya.
Menetapkan Tujuan
Tujuan membutuhkan analisis tentang apa yang Anda lakukan dan apa yang seharusnya Anda lakukan. Berapa kali dalam sehari Anda mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda harus mengerjakan proyek yang berbeda dari yang akan Anda selesaikan?Dengan kata lain, Anda tidak efisien karena Anda harus mengerjakan hal lain.Untuk menetapkan tujuan,
Anda perlu mempertimbangkan masalah manajemen waktu yang paling mendasar.
1. Apakah Anda atau anggota tim Anda melakukan pekerjaan yang tidak penting?
2. Apakah Anda perlu mendelegasikan beberapa tugas yang sedang Anda lakukan (jika Anda seorang manajer) atau dapatkah Anda melepaskan tugas anggota tim agar desktop Anda lebih efisien dan efektif?3. Apakah Anda melakukan tugas yang seharusnya Anda lakukan ?
Mengajukan tiga pertanyaan ini dengan cepat mengungkapkan langkah apa yang dapat Anda ambil untuk mengatur pekerjaan Anda dengan lebih baik. Berikut ketiga kata kunci tersebut:
* Menunjukkan.
* Delegasikan
* Tetap Fokus
Setiap hari Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang harus ditinggalkan, apa yang harus didelegasikan, dan fokus pada pekerjaan lainnya. Anda dapat melakukan hal yang benar dengan lebih efisien karena Anda memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan hal-hal secara efisien.
Efisiensi dan efektivitas tergantung pada perilaku manusia
Jika orang terlibat, bicarakan tentang pengorganisasian, komunikasi, pengukuran kinerja, dan pengembangan keterampilan.
Dalam proses mengevaluasi organisasi kerja Anda, mungkin terlihat bahwa beberapa pekerjaan harus dipindahkan atau dihapus. Alur kerja bekerja dalam lingkaran berkelanjutan. Alur kerja naik ke meja Anda dan mengalir ke meja lain. Meskipun itu berarti butuh waktu lebih lama untuk mencari tahu cara menghilangkan produk akhir, Anda kurang efisien jika masih mendapatkan pekerjaan sampingan dari orang lain yang perlu dilakukan.
Organisasi pribadi yang efektif di tingkat manajemen harus menyertakan motivasi orang lain untuk mengatur meja mereka juga. Semakin efisien dan efektif staf bekerja, semakin efisien desktop manajer. Pada titik ini, pekerjaan yang mengalir di atas dievaluasi dan saatnya diterapkan. Umpan balik yang konstan itu penting. Setiap hari, Anda harus bertanya pada diri sendiri apakah menyelesaikan tugas tertentu akan meningkatkan upaya tim Anda untuk mencapai tujuan organisasi Anda.
Pekerja meja harus terlebih dahulu memastikan bahwa mereka bekerja secara efisien dan hanya pada tugas-tugas penting sebelum mereka dapat melaksanakan tugas-tugas tersebut secara efektif. Ini membutuhkan:
* Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan pribadi
* Mengubah atau menghilangkan kebiasaan buruk
* Memberi tahu diri sendiri dan manajer Anda tentang bagaimana Anda menggunakan waktu Anda untuk menyelesaikan tugas tertentu Memberikan umpan balik secara teratur.
* Temukan cara untuk merampingkan tugas-tugas inti
* Kembangkan tujuan dan sasaran pribadi yang terukur dan dapat dicapai *
Pertahankan tingkat keterampilan pertemuan lain?
Manajemen waktu adalah konsep inti yang mendorong upaya kami untuk menjadi lebih efisien dan efektif. Perhatikan bahwa kata “dan” digunakan karena dua istilah “efisien” dan “efisien” saling terkait daripada saling terpisah. Bagaimana orang menghabiskan waktu mereka di tempat kerja Bagi banyak orang, sebagian besar hari mereka mungkin terkait dengan rapat.
Orang secara alami ingin melakukan reservasi. Rapat dapat membantu, tetapi sayangnya sering digunakan untuk menunda keputusan atau untuk “berbagi kesalahan” atau menghindari tanggung jawab atas keputusan yang perlu dibuat. Rapat yang tidak perlu tidak hanya membuang waktu, tetapi juga sering kali menciptakan tugas baru bagi karyawan dalam suatu organisasi.
Mengelola rapat memerlukan penanganan serangkaian pertanyaan yang sama yang menganalisis tujuan Anda.
* Apakah rapat penting untuk pencapaian tujuan organisasi dan berkontribusi pada kinerja fungsi esensial pekerjaan yang efisien dan efektif?
Pekerjaan, tim, departemen, atau departemen saya mendapat manfaat dari kehadiran rapat?
Rapat hanya boleh diadakan jika benar-benar diperlukan. Pekerjaan, tugas, dan keputusan yang dapat dilakukan secara efektif di luar rapat harus selalu dilakukan dengan cara itu.
Jika ditentukan bahwa pertemuan diperlukan, itu harus dijadwalkan terlebih dahulu. Kurangnya agenda dan pedoman dapat menyebabkan rapat yang tidak efektif dan hasil rapat yang tidak efektif. Sungguh menakjubkan berapa banyak waktu yang terbuang percuma dalam rapat yang tidak memiliki tujuan dan tidak ada aturan dasar yang ditetapkan sebelumnya.
Setiap manajer harus secara berkala mengevaluasi rapat yang diadakan di departemennya untuk menentukan apakah ada hasil yang dapat ditindaklanjuti. Sangat mudah untuk jatuh ke dalam rutinitas mengadakan rapat, percaya bahwa apa pun yang melibatkan banyak orang dalam suatu organisasi akan membantu.
Manajemen Email…Waktu Online
Catatan tulisan tangan telah menjadi anakronisme hanya karena email telah terbukti menjadi penggunaan sumber daya organisasi yang lebih efisien. Mereka mudah dicetak, cepat dikirim…terkadang terlalu mudah dan terlalu cepat. Mungkin tergoda untuk menghabiskan sebagian besar hari Anda membaca dan menanggapi email dan tidak menyelesaikan banyak waktu yang Anda habiskan.
Sayangnya, manajemen email tidak dipertimbangkan oleh banyak organisasi. Manajer dan staf dapat menggunakan akses Internet tanpa kebijakan atau prosedur formal perusahaan. Selain itu, karena email dapat ditinjau segera setelah diterima, Anda mungkin tergoda untuk segera membaca dan membalas informasi yang terkandung dalam email.
Saat memproses email tanpa diproses, hasil akhirnya sama dengan seringnya interupsi. Ini membuatnya sulit untuk fokus pada tugas yang ada, meningkatkan kemungkinan kesalahan, membutuhkan waktu, dan mengurangi efisiensi. Timbul pertanyaan apakah membaca email dan membalas pada waktu yang ditentukan efektif sebagai manajemen waktu. Apakah surat ini benar?
Berikut adalah beberapa pedoman utama untuk manajemen email:
* Gunakan email untuk mengatur pertemuan
* Gunakan email untuk mengomunikasikan informasi berharga
* Tetapkan waktu setiap hari untuk memeriksa dan membalas email
* Apakah akan menandai email secara elektronik saat dibaca Simpan agar tidak terbuang percuma waktu mencari email nanti
* Lokasi terpusat dapat diakses oleh banyak orang Manfaatkan fitur perangkat lunak seperti
* Labeli baris subjek Anda dengan jelas
* Pastikan email Anda ringkas, terorganisir dengan baik, dan ditulis dengan konten nyata
* Jangan mencadangkan email Anda dan berakhir dengan lusinan email yang belum dibaca secara bersamaan Jumlah Email
* Hindari Bergabung Jika Tidak Perlu Milis Grup
Langkah lain dalam manajemen email adalah memutuskan apa yang harus dilakukan dengan email setelah Anda membacanya. Apakah Anda ingin melanjutkan dan menghapusnya, atau Anda harus bertindak nanti? Apakah bijaksana untuk meneruskan email ke staf yang tepat, atau apakah Anda menundanya sampai Anda memiliki lebih banyak waktu? Jangan disimpan
Mereka hanya mengacaukan sistem email Anda dan Anda mungkin tidak akan punya waktu untuk kembali ke sana. Menghapusnya setelah Anda membacanya sekali membutuhkan dedikasi dan tekad untuk mengontrol penumpukan email. ,
jika Anda membaca email dan dapat memprosesnya cepat, adalah bijaksana untuk mengirimkannya segera. Dengan mengikuti aturan membaca dan membalas email pada waktu yang ditentukan, ada baiknya untuk terus maju dan menghabiskan waktu mengurus bisnis yang menyertainya.
Secara alami, beberapa email membutuhkan banyak perhatian. Email ini menjadi bagian dari aspek yang lebih besar dari organisasi pribadi yang efektif. Pekerjaan harus dijadwalkan dengan benar menggunakan prinsip-prinsip manajemen waktu.
Sepadan dengan Usaha
Mengembangkan kebiasaan organisasi pribadi yang efektif biasanya berarti mengubah kebiasaan. Kita semua tahu ini bisa sulit. Langkah pertama untuk mengubah kebiasaan Anda adalah mengubah pola pikir Anda. Kebiasaan adalah tindakan yang Anda lakukan tanpa memikirkannya secara sadar. Jika Anda benar-benar ingin mulai mengatur waktu agar lebih efisien dan efektif, langkah pertama adalah menyadari perilaku Anda di tempat kerja. Langkah kedua adalah membuat keputusan manajemen waktu yang sadar dan bijaksana.